簡単！自治会・PTAの超便利な会計ソフトと使い方～序章

皆さんの中には、会社勤めの一方、何らかの自治会やPTA、その他の団体に所属していて、年度替わりのタイミングで、さまざまで重要な役員などを引き受けて頑張っている方もおられるかもしれません。

今回とりあげるのは、その中でも『会計』の役割をひきうけた方を対象として、とても便利な会計ソフト（PCS予算会計8）のご紹介をしたいと思います。

■発見までの経緯

今から5年ほど前に、管理人も自治会の役員の中で、事務方の会計の役職を引き受けることになったのですが、当初は少々規模の大きい小遣い帳をつければよい程度の認識で、軽く引き受けました。

前任者から引き継いだ、過去の会計資料を見て、その資料と書き込む量の多さ、それに何といっても作業の煩雑さに、とてもおどろき『しまった！とんでもないものを引き受けてしまった』と後悔したことを覚えています。

管理人の住む地域は約2,300世帯、自治会に参加している世帯はその1/3にあたる720世帯前後でしたが、年間に扱う収支バランスは会費と市の補助金、寄付金などで400万円を超える金額を取り扱わなければなりません。

それらが細かく出入りするので、400万円のお金が動く総伝票数が領収書ベースで年間700件程度なので、それでなくとも仕事から帰ってくるのがいつも夜の10時ごろでしたから、帰宅後に頭を切り替えてから、いちいち記録して、計算、毎月の報告はとんでもないことでした。

また、もっと大きな問題は管理人はそもそも、それまでの仕事を含めてどの場面でも『会計』の概念と一度も隣り合わせになった事がなかったので、数字の勘所が分からず何をどうまとめたらよいのか全くピンときていませんでした。

そこで、一連の作業を考えると、このままでは本来余裕の時間を使ってボランティアで協力するはずだったものごとが、本末転倒して時間に追われてしまうのが目に見えていたので、早々に戦略を立て、従来からなじみのある表計算ソフトを使って省エネ化を図るなど、いろいろ考えた結果、まずは対応できそうな会計ソフトを導入することを検討しました。

■会計ソフトを探そう！費用がかかる

いろいろと調べたところ、使えそうなのはいくつかあるのですが、儲けの構造上、基本的に自治会などを対象とした会計ソフトはほぼ皆無でした。一部、金銭出納帳もどきを拡張した表計算ソフトがありましたが、実験レベルだったので、却下。
結局、対応できそうなのは、大手会計ソフトのライト版か、クラウド系会計ソフトでした。

現代のネット社会においては、競合社も増え、クラウド系会計ソフトも次々に出現している状況なので、会計ソフトにかかるランニングコスト（費用）は10年ほど前に比べると、高い設定にはならなくなりました。

しかし、お金費用の問題に関しては、引き受けた以上は少々お金が発生しても仕方がないかと考えたりしていたのですが、それにしてもどちらも、ボランティア感覚で支払う金額ではなかったので、本当に困りました。

最終的には、以前、会社を経営していた時に購入していた（サポート切れの）大手会計ソフトを勉強しながら使っていこうと腹を決めて準備を始めていたところ、偶然にも今回ご紹介する会計ソフト（PCS予算会計8）に出会いました。
しかも無料！！だったのです。

前述の時代背景もあり、最初は内心、そんなに都合の良い便利なものが世の中に、しかも無料であるわけがない。
と、背に腹は代えられない状況にあるにもかかわらず、眉唾ものじゃないの？と半信半疑でした。

■とりあえず導入！想像以上の出来だった

しかし、ざっと説明書を見て、とにもかくにもインストールしたあと、ひとつひとつ丁寧に設定しながら進めてみました。
その結果、何という事でしょう！

60枚前後はあったと思いますが、自治会から処理分として渡された最初のすべての伝票を試行錯誤しながら入力し終えて、とりあえず帳票を出力したところ、様々な見方で作られた数字が、科目で明確に分類された表として現れたときの感動は、今でもはっきりと記憶がよみがえるほどのものでした。

不思議なもので、会計の基本がわからない管理人は、その後いろいろと便利な機能を発見することになるのですが、「足りない」とおもう機能は全くにありませんでした。
というより、出力された帳票をみて、会計の専門家や、銀行の企業担当者が重視している内容が徐々にわかってきて本当にとても勉強になりました。それぐらいしっかりとした会計ソフトであったわけです。

管理人は、この会社の回し者でも何でもないのですが、本当によくできたこの会計ソフト（PCS予算会計8）は無料といっても（厳密には、複数会計を同時に行う場合は有料でないとできない）アマチュア的なシステムとは程遠い本格的な複式簿記にのっとっています。

複式簿記は15世紀後半ににイタリアの数学者ルカ・パッチョーリという人の偉大な発明といわれます。
えっ、なんで出納帳のような記述の簿記が、偉大な発明なの？と思われるかもしれません。

■すごいじゃない・・・複式簿記

しかし、大袈裟な表現になりますが、このシステムに触れることで、その後の世界の歴史の中で、当時の大航海時代の投資家と船乗り運搬という分業制の中でも、全てにタイムラグのある会社の実態・利益の実態の把握を明確に見通すツールとして、あらゆる会社経営に莫大な恩恵を与え続け、いまなお採用されていることを考えれば、発明の中でもとてもインパクトある発明だと感じることが出来ます。

■東京都もそうでした

次元は異なりますが、当時、時あたかも、東京都は企業と同じ公会計制度を採用することで短期間で『財政の見える化』を推進しました。
その結果、1兆円を超える巨額の隠れ赤字を白日の下にさらすことになり、これを解消するのに2年という短期間で実現したのですが、その根拠になったのも、それまでの単式簿記・現金主義から複式簿記・発生主義に移行した大きな成果であったのは記憶に新しいところです。

ということで、この会計ソフト（PCS予算会計8）は、その後の運用において少しづつ形を変えながら、自治会の実際の煩雑な現場で、現在でもなおとても便利に使い続けているので、出会ったというよりも『邂逅』したのほうが言葉遣いは正しそうですね。

繰り返しになりますが、この会計ソフト（PCS予算会計8）は、自治会やPTAなどで好むと好まざるとに関わらず、会計に携わる人たちにとっては非の打ちどころのないほど完璧で、実によく出来ています。

そのくせ、データ入力に関しては、会計の知識がほぼない状況の人でもパターン化した伝票入力を行うだけで、欲しい情報はきちんと過不足なく提供されます。
そうです！帳票印刷までを含めて、かゆい所に手が届く感じ必要最低限のものはすべて出てきます。

念のために、厳密に言いますと、複式簿記・発生主義方式というのは、実際には切れ目なく運営し続ける現実の企業（法人といわれる位ですから『生き物』ですね）などの財務状況を、『仮に、ある時点で区切ったとして、より実態に近い分析情報として提供する』ための手法ですので、オーバースペックじゃないかという向きの方もあるかもしれません。

しかし、従来の単式簿記・現金主義で続けられてきた、いわゆる自治会・会計の単年度処理からすると、翌年に持ち越したりする資産などの考え方（過去・現在・未来を意識する）に違いが出ますが、視点を変えることで解決しますので問題はありません。

それよりも、単年度簿記の欠陥（簡単にいえば、1年ぽっきりであとは知りませんという、前後を無視した簿記）を補う考え方を明確に残したうえで、あえて使わないというようにしているだけなので、今後の補助金などの予算が厳しくなっていく中で、いかようにでも対応できる未来への仕組みでもあるのです。

■補助金などの報告書に有能です

自治会の運営に当たっては、市などの行政機関から補助金（勿論、補助金対象の書類を添えたりして申請するのですが）が支給されます。
これは、バラマキではなく、行政機関と住民との役割分担を含む協業の一環としてのお金であるので、申請内容とその結果である決算内容の合理的報告は対をなすので必ず要求されます。

実はこのときに、この会計ソフト（PCS予算会計8）の最大で最善の特徴が発揮されるのです。

■説明現場で発揮する完全な帳票

役所等で補助金の用途説明または詳細説明、分類、イリーガルな内容発生時の説明等々について、これらの補助金に関係する部署の誰であろうと、全く問題なく説明でき、その数字の裏付けに関しても細大漏らさず記録されているので、役所の担当者が簿記の知識があれば、ものの5，6分みれば全体像が分かってしまい、見るポイントをチェックするだけで完了です。

簿記の知識のない担当者の場合（いるんです知らないという人が）は、質問をドンドンしてきますが、全て答えが記載されているので、時間はある程度かかりますが、やはり何も面倒なことはなく説明が完了します。

つまり、補助金や予算のやり取りに関しては、この会計ソフト（PCS予算会計8）の仕組みと出力帳票がとても強力なコミュニケーションの手段となるという事です。

また一方、自治会内での会計担当の役割として月々、または隔月のところもあるかと思いますが、時系列的な会計報告があると思います。
この作業は、要求する側は気楽に軽い調子で言ってくるのですが、現場担当者にしてみると、実際はとても煩雑で時間がとられる作業なのです。

しかし、この会計ソフト（PCS予算会計8）は、きちんと伝票処理を済ませていれば、ものの5分もかからずに必要書類一式を提示できることになっていますので何も心配はいりません。

会計の役割は、

１．伝票の意味を理解したうえでの入力と
２．入力した伝票上での入力数字の再確認と
３．普通は印刷しなくても良いはずなので、パソコン上に現れた数字と、現金がどこにどれだけ分散されてあるかの把握（この時、数字が異なるときがありますが、99%が数字の入力誤りです。しかし、どこで違っているかの判断時間が最短でできます）
４．その結果、あと、どれくらい使えるのか

といった、全体を俯瞰するだけで良いのです。

なんといってもそろばんや、電卓をはじく必要はないのです。
これって凄くないですか？

とても使いやすい複式簿記の会計ソフト（PCS予算会計8）を使うとこれほどの効率化による時間短縮と間違いの未然防止が可能となるのです。

これだけPCSYS8会計ソフト（PCS予算会計8）のお世話になっているわけですから、知らなくて悩んでいる人に伝えない訳にはいかないのです。
さらに言えば、会計ソフトなんて使わなくても帳面に現金出納帳で記入していった方が手っ取り早いので、そんなのはわざわざ導入しなくても問題ないなどと訳の分からないことを平気でうそぶいている会計の方にも伝えない訳にはいかないのです。

何しろ人生は短く非効率なことで時間をつぶすのは生命に対する冒とくだからです。

まとめとして、ご参考までに、会計ソフト（PCS予算会計8）を使ってみての

■優良ポイント

■運用で対応しているポイント

の長所・短所について列挙しましたのでご一読ください。

■優良ポイント（長所）

１．便利な会計ソフトが無料である
２．ルールが分かれば、基本は内訳の書かれた伝票だけがあればよい（領収書、出金伝票、入金伝票等）
３．伝票をため込んでも一気に最短時間で入力できる（毎月の報告が必要なければ3ヶ月分ぐらいの処理は半日で出来る）
４．当初予算、補正予算（複数回）を立てられる
５．領収書等が漏れていたとして、ずいぶん後日になって変更されても問題なく対応できる
６．自治会やPTAなどの会計は税込みなのですが問題なく処理できる
７．必要な低移出書類が瞬時に作成できる
８．仕訳の科目は一般的な会計勘定科目など知らなくても自由に何種類でもできる
９．また、科目の変更もいつでもできるて、入力伝票をいちいち直さなくても瞬間で変更できる
１０．帳票作成時に必要な仕訳分類が自動的に生成される
１１．帳簿（帳面）が瞬時にできる（印刷も）
１２．月次残高が瞬時にできる（印刷も）
１３．貸借対照表が瞬時にできる（印刷も）
１４．決算が瞬時にできる（印刷も）

等々、書ききれないのでこの辺でやめますが、仕組みはパッチョーリさんの方程式・仕組みがあるので、当然これらは有料の会計ソフトでも出来るはずですから、こちらを使っている方々からみれば、なんで幸せな点なの？当り前じゃないかということになってしまうと思います。
でも、ほぼ全部を網羅していて・・・無料なのです！

■もうひとつ、重要な利点があります。

それは、会計の担当者が突然交代する状況になっても、前の人が独特で癖のある方法をとっていたとしても（信じないかも知れませんがこれが、必ずあるんですよ！！なぜなんでしょう？）やることは何も変わらないので引継ぎが超簡単です。いつでも辞められる。。しかし無責任な辞めかたにはならない。

■運用で対応しているポイント（短所）

１．帳票印刷時に内訳の内容が長い時、それにあわせて折り返して複数行に渡れないので文字が重複する場合がある。
（→内訳をコンパクト化するなどの運用で逃げる）

２．１つの会計単位しかできない。
（有料版では可能ですので問題なし。またその場面がなかなかない）

３．伝票入力時に途中で入力間違いに気が付いたとしても戻る（CTRL+Zのようなやり直し）ができない。
（→現状は上書きは出来るので、この場合のみ若干手間がかかる）

４．勘定科目の並びを一旦設定してしまうと、後々順番を変更できない。
（→これは、幸せじゃないというより、どの会計ソフトも一緒かも知れないので、順番決めは唯一慎重に行わなければならない）

５．最後に、帳票印刷されるデータをエクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトで二次加工をする場面があるのですが、その時は印刷データをCSVなど文字列ファイルに出力する機能があればなぁと思います。
（→これも、運用上では実際はPDFファイルに印刷して、そこから全体を文字列として選択しなおして表計算ソフトに展開しています。この変換が必要なのは決算書だけだと思いますが）

以上、長々と説明してきましたが、会計ソフト（PCS予算会計8）便利な度合いについてのご理解はいただけたと思います。

なお、このソフトの具体的な使い方は次回以降シリーズで説明していきたいと思いますので、ご興味のある方は是非ご覧ください。